ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ -ജീവനക്കാരോട് മുഖ്യമന്ത്രി പിണറായി വിജയന്‍ നടത്തിയ അഭിസംബോധന
പൊതു പശ്ചാത്തലം
സര്‍ക്കാരിന്റെ നയങ്ങളും പരിപാടികളും ജനങ്ങളിലേക്ക് എത്തിക്കുന്ന പ്രധാന ദൗത്യമാണ് സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാരില്‍ നിക്ഷിപ്തമായിരിക്കുന്നത്. ഭരണ നിര്‍വ്വഹണം ജനോപകാരപ്രദവും ജനങ്ങളോട് സൗഹൃദം പുലര്‍ത്തുന്നതുമാക്കാന്‍ കാര്യക്ഷമവും അഴിമതിരഹിതവുമായ ഒരു സിവില്‍ സര്‍വ്വീസ് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.
ചരിത്രപരമായി പരിശോധിച്ചാല്‍ നമ്മുടെ സിവില്‍ സര്‍വ്വീസ് ജനാധിപത്യപൂര്‍വ്വ കാലഘട്ടത്തിലാണ് രൂപീകൃതമായത്. കാലാനുസൃതമായി നമ്മുടെ സമൂഹത്തില്‍ വന്ന മാറ്റങ്ങള്‍ ഉള്‍ക്കൊണ്ടുകൊണ്ട് സര്‍ക്കാര്‍ ജീവനക്കാരുടെ പങ്കില്‍ സമഗ്രമായ പുനര്‍നിര്‍വ്വചനം ആവശ്യമാണെന്ന് തോന്നുകയും അതിനാല്‍ കേരള സംസ്ഥാന രൂപീകരണത്തിനുശേഷം നാളിതുവരെ നാല് ഭരണപരിഷ്‌കാര കമ്മീഷനുകളെ നിയമിക്കുകയും അവ സമഗ്രപഠനത്തിനുശേഷം വിശദമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.
ആസൂത്രണ പ്രക്രിയയും ഭരണ നിര്‍വ്വഹണവും ജനപങ്കാളിത്തത്തോടെ നടപ്പാക്കുന്നതിന്റെ ഭാഗമായി സമഗ്രമായ അധികാരവികേന്ദ്രീകരണം നടപ്പാക്കിയ സംസ്ഥാനമാണ് കേരളം. അതിന്റെ നേട്ടങ്ങള്‍ നാം കാണുന്നുമുണ്ട്. സിവില്‍ സര്‍വ്വീസിന് പുതിയ ഊര്‍ജ്ജം പകരുവാനായി കേരള അഡ്മിനിസ്‌ട്രേറ്റീവ് സര്‍വ്വീസ് (കെ.എ.എസ്) രൂപീകരിക്കുകയും അതിലേക്ക് ആദ്യ ബാച്ചിന്റെ നിയമനം പൂര്‍ത്തിയാവുകയും ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.
ഇത്തരത്തിലുള്ള മാറ്റങ്ങളൊക്കെ നടന്നിട്ടും നമ്മുടെ സിവില്‍ സര്‍വ്വീസിലും അതിന്റെ സമീപനത്തിലും അതിനനുസൃതമായ മാറ്റങ്ങള്‍ ഉണ്ടായിട്ടുണ്ടോ എന്ന കാര്യം വസ്തുനിഷ്ഠമായിത്തന്നെ നിങ്ങള്‍ ഓരോരുത്തരും പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
ഈ പരിശോധനയുടെ ഭാഗമായി നിങ്ങളുടെ മുന്നില്‍ വരുന്ന ഫയലുകളും നിവേദനങ്ങളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതില്‍ സ്വീകരിക്കേണ്ട സമീപനം എങ്ങനെ ആയിരിക്കണമെന്നുകൂടി വ്യക്തമായി കാണേണ്ടതുണ്ട്.
സംസ്ഥാനത്തിലെ ഭരണ മികവ്
ഈ ആഴ്ച പുറത്തിറങ്ങിയ, കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാരിന്റെ ദേശീയ ഇ-ഗവേണന്‍സ് സേവന റിപ്പോര്‍ട്ട് പ്രകാരം നമ്മുടെ സംസ്ഥാനം ഒന്നാം സ്ഥാനത്താണ് എന്ന സന്തോഷകരമായ വാര്‍ത്ത നിങ്ങള്‍ ഇതിനകം അറിഞ്ഞിരിക്കുമല്ലോ. സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ പോര്‍ട്ടലുകളുടെ കാര്യക്ഷമതയിലും കേരളം ഒന്നാമതാണ്. വിവരസാങ്കേതികവിദ്യ ഉപയോഗിച്ചുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങളുടെ കൂടുതല്‍ മെച്ചപ്പെട്ട നിര്‍വ്വഹണം സാദ്ധ്യമാക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞതുകൊണ്ടാണ് ഈ നേട്ടം സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാരിനെ തേടിയെത്തിയത്. നിങ്ങളുടെ പരിശ്രമഫലത്തിനുള്ള അംഗീകാരമാണിത്. ഇതിലുള്ള സന്തോഷം നിങ്ങളുമായി ഈ ഘട്ടത്തില്‍ പങ്കുവയ്ക്കട്ടെ.
സിവില്‍ സര്‍വ്വീസിന്റെ പ്രാധാന്യം
സര്‍ക്കാര്‍ നയപരിപാടികള്‍ നടപ്പാക്കുന്നത് ജീവനക്കാരിലൂടെയാണ്. കാര്യക്ഷമവും ശുഷ്‌കാന്തിയുള്ളതുമായ സിവില്‍ സര്‍വ്വീസ് ഏതൊരു ഭരണത്തിന്റെയും പ്രതിച്ഛായ നിശ്ചയിക്കുന്നതില്‍ നിര്‍ണ്ണായക പങ്കു വഹിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ പ്രവൃത്തികളാണ് ജനങ്ങളുടെ കാഴ്ചപ്പാടിന്റെ അടിസ്ഥാനം.
ജനങ്ങളുടെ അവകാശങ്ങളും ആനുകൂല്യങ്ങളും ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളിലെ ഫയലുകളിലെ തീരുമാനം നീതിപൂര്‍വ്വവും സുതാര്യവും വേഗത്തിലും ആക്കേണ്ടതുണ്ട്. കോവിഡിന്റെ പ്രത്യാഘാതം സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളുടെ പ്രവര്‍ത്തനത്തെ ഗണ്യമായ രീതിയില്‍ ബാധിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇപ്പോള്‍ സാധാരണ നിലയിലേക്ക് നാം തിരിച്ചുവരികയാണ്. ഈ ഘട്ടത്തിലാണ് ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ പദ്ധതി ആസൂത്രണം ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. ഇന്നു മുതല്‍ (ജൂണ്‍ 15) സെപ്റ്റംബര്‍ 30 വരെ തീവ്രയജ്ഞ പരിപാടിയായാണ് ഇത് നടപ്പിലാക്കുന്നത്. ഇക്കാര്യത്തില്‍ എല്ലാ തലത്തിലുമുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും സര്‍വ്വീസ് സംഘടനകളുടെയും സഹകരണം സര്‍ക്കാര്‍ പ്രതീക്ഷിക്കുകയാണ്.
നിലവില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളിലെ ഫയലുകളില്‍ ഭൂരിഭാഗവും ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലാണ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നത്. അതുകൊണ്ടുതന്നെ, ജീവനക്കാരുടെ സഹകരണമുണ്ടായാല്‍ ഇത് നടപ്പാക്കാനാവും.
ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ പരിപാടി
സെക്രട്ടേറിയറ്റ് മുതല്‍ വില്ലേജ് ഓഫീസ് വരെയുള്ള മുഴുവന്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളിലും അതത് ഓഫീസ് മേധാവിമാരുടെ ചുമതലയില്‍ ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ ഫലപ്രദമായി നടക്കണം. പ്രാദേശികമായ ഓഫീസുകളുടെ പ്രവര്‍ത്തന പുരോഗതി ജില്ല-റീജിയണല്‍ ഓഫീസുകള്‍ വിലയിരുത്തണം. വകുപ്പിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള പുരോഗതി വകുപ്പ് മേധാവി ഓരോ ഇടവേളകള്‍ നിശ്ചയിച്ച് വിലയിരുത്തണം. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ തീര്‍പ്പാക്കലിന്റെ ചുമതല ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിമാര്‍ക്കായിരിക്കും. സംസ്ഥാനതലത്തില്‍ എല്ലാ വകുപ്പുകളുടെയും പ്രവര്‍ത്തനത്തിന്റെ മേല്‍നോട്ടം ഉദ്യോഗസ്ഥ ഭരണപരിഷ്‌കാര വകുപ്പിനായിരിക്കും. ഇക്കാര്യം ചീഫ് സെക്രട്ടറിയും വകുപ്പ് മന്ത്രിമാരും മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിച്ചതനുസരിച്ച് അവലോകനം ചെയ്യും. മന്ത്രിസഭയില്‍ ഇത് വിലയിരുത്തും. സര്‍ക്കാര്‍ ഇതിനെ വളരെ പ്രാധാന്യത്തോടെയാണ് കാണുന്നത്. വീഴ്ച വരുത്താതിരിക്കണം, ഗൗരവമായി വിജയിപ്പിക്കുന്നതിന് ശ്രദ്ധിക്കണം.
വകുപ്പുതലത്തിലുള്ള തീര്‍പ്പാക്കലിനോടൊപ്പം, ജില്ലാതലത്തിലും ഇതിന് മേല്‍നോട്ട സംവിധാനമുണ്ടാകും. എല്ലാ വകുപ്പുകളിലെയും പ്രവര്‍ത്തനം ശരിയായ രീതിയില്‍ നടക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് ജില്ലാ കളക്ടറുടെ നേതൃത്വത്തില്‍ ജില്ല/ റീജിയണല്‍ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ നേതൃത്വത്തില്‍ പരിശോധിക്കും. ഓരോ ജില്ലയ്ക്കും മന്ത്രിമാര്‍ക്ക് ചുമതലയുണ്ടാകും. ചുരുക്കിപ്പറഞ്ഞാല്‍, ജില്ലാതല അവലോകനവും വകുപ്പുതല അവലോകനവും സംസ്ഥാനതല അവലോകനവും ഇതിന്റെ ഭാഗമായുണ്ടാകും.
ഫയലുകള്‍ യാന്ത്രികമായി തീര്‍പ്പാക്കുന്ന സ്ഥിതി ഉണ്ടാവരുത്. ഓരോ ഓഫീസിലും നിലവിലുള്ള പെന്റിംഗ് ഫയലുകളുടെ എണ്ണം ആദ്യം തയ്യാറാക്കണം. ഓരോ മാസവും കൂട്ടിച്ചേര്‍ക്കുന്ന ഫയലുകളുടെ എണ്ണവും തീര്‍പ്പാക്കുന്ന ഫയലുകളുടെ എണ്ണവും കണക്കെടുത്ത് ഓരോ മാസവും വിലയിരുത്തണം. ഇതിനായി, ഒരു പദ്ധതിയും ആക്ഷന്‍ പ്ലാനും ഉള്‍പ്പെടെ തയ്യാറാക്കി ഉദ്യോഗസ്ഥ ഭരണപരിഷ്‌കാര വകുപ്പ് 04.06.2022 ന് ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇത് എല്ലാ ഓഫീസുകളും കൃത്യമായി പാലിക്കണം.
നിലവിലുള്ള ചട്ടങ്ങളുടെയോ നടപടിക്രമങ്ങളുടെയോ സങ്കീര്‍ണ്ണത കാരണം ജനകീയ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ പരിഹരിക്കുന്നതിന് കാലതാമസമോ തടസ്സമോ ഉണ്ടാകുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അവ വകുപ്പുതലത്തില്‍ തയ്യാറാക്കി സമാഹരിച്ച് ചീഫ് സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെടുത്തണം. ഭരണം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിന്റെ ഭാഗമായി ജീവനക്കാരുടെ ഭാഗത്തുനിന്നും ഇത്തരം നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ ഉരുത്തിരിഞ്ഞുവരുന്നത് സര്‍ക്കാര്‍ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കും. ജനങ്ങള്‍ക്ക് സേവനം വേഗത്തില്‍ ലഭ്യമാക്കാനാണ് സര്‍ക്കാര്‍ മുന്‍ഗണന നല്‍കുന്നത്. ഒരു മാസത്തില്‍ ഒരു അവധി ദിവസം പൂര്‍ണ്ണമായി ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കലിനായി മാറ്റിവയ്ക്കുന്നതും ഗൗരവമായി ആലോചിക്കാവുന്നതാണ്.
നിയമസഭ സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള്‍
നിയമസഭാ ചോദ്യങ്ങള്‍ക്കുള്ള മറുപടിയും നിയമസഭാ സമിതി ആവശ്യപ്പെടുന്ന റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും സമയത്ത് ലഭ്യമാകാത്ത സ്ഥിതി നിലവിലുണ്ടായിരുന്നു. ഇപ്പോള്‍ അതിന് കുറച്ച് മാറ്റം വന്നിട്ടുണ്ട്. ഓരോ നിയമസഭയിലും നിയമസഭാ സമ്മേളനത്തിന് മുമ്പ് നല്‍കേണ്ട മറുപടികള്‍ ആ സമയപരിധിക്കുള്ളില്‍ തന്നെ നല്‍കേണ്ടത് അനിവാര്യമാണ്. നിയമസഭയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിഷയങ്ങള്‍ ഇലക്‌ട്രോണിക് ഫയലുകളായി തന്നെ കൈകാര്യം ചെയ്യാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം. അക്കാര്യത്തിലും ജീവനക്കാരുടെ സഹകരണം ഉണ്ടാവണം.
കോടതി വ്യവഹാരം സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള്‍
ഹൈക്കോടതിയിലും മറ്റു കോടതികളിലും ഉണ്ടാകുന്ന കേസുകളിലെ വിധിന്യായങ്ങള്‍ സമയപരിധിക്കകത്ത് നടപ്പാക്കാത്ത സ്ഥിതി ചിലപ്പോള്‍ ഉണ്ടാകുന്നുണ്ട്. ഇത് ഒഴിവാക്കേണ്ട വീഴ്ചയായാണ് കാണുന്നത്. കോടതി കേസുകളുടെ നടത്തിപ്പിലും വിധി നടപ്പാക്കലിലും മേല്‍നോട്ടത്തിലും ഉള്ള കാര്യക്ഷമത ഉറപ്പാക്കാന്‍ വകുപ്പിലും ഓരോ വകുപ്പ് മേധാവികളുടെ ഓഫീസിലും പ്രത്യേക സംവിധാനമൊരുക്കണം. ഇക്കാര്യത്തില്‍ വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിമാരും ചീഫ് സെക്രട്ടറിയും അടിയന്തര നടപടി സ്വീകരിക്കും. കേസ് നടത്തിപ്പിലെ പോരായ്മയോ, സര്‍ക്കാര്‍ വക്കീലന്മാരുടെ അനാസ്ഥയോ ശ്രദ്ധയില്‍പ്പെട്ടാല്‍ അത് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്രട്ടറിമാരെ സമയബന്ധിതമായി അറിയിക്കണം. സെക്രട്ടറിമാര്‍ ഇക്കാര്യം അഡ്വക്കേറ്റ് ജനറലിന്റെ ശ്രദ്ധയില്‍ പെടുത്തേണ്ടതാണ്. കോടതിയലക്ഷ്യ നടപടികളിലേക്ക് നീങ്ങുന്ന സാഹചര്യം ഒഴിവാക്കപ്പെടേണ്ടതാണ്. അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിന്റെ ആഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ക്ക് സമയത്തിന് മറുപടി നല്‍കാത്ത അവസ്ഥ ഉണ്ടാകരുത്.
ജീവനക്കാരുടെ വിന്യാസവും ജോലിഭാരവും
സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനം മുഴുവനായി എടുത്താല്‍ ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണം ആവശ്യത്തിനുണ്ട് എന്നാണ് കാണുന്നത്. ചില സീറ്റുകളില്‍ ജോലി കൂടുതലും ചില സീറ്റുകളില്‍ ജോലി കുറവുമുള്ള അവസ്ഥയുണ്ട്. ഇങ്ങനെയൊരു അസന്തുലിതാവസ്ഥ നിലനില്‍ക്കുന്നുണ്ട്. ഇത് വകുപ്പുതലത്തില്‍ പരിശോധിച്ച് ആവശ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങള്‍ വരുത്തേണ്ടതുണ്ട്. സെക്രട്ടേറിയറ്റില്‍ പൊതുഭരണ വകുപ്പ് ഇത്തരമൊരു പഠനം നടത്തി നടപടി സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ധനകാര്യവകുപ്പിലും നിയമവകുപ്പിലും ഇത്തരത്തിലൊരു പഠനം നടന്നുവരികയാണ്. ഇത് എല്ലാ വകുപ്പുതലത്തിലും നടപ്പാക്കേണ്ടതുണ്ട്. സര്‍വ്വീസിന് ആവശ്യമായ തസ്തികകള്‍ കൂട്ടുന്നതിനും അനിവാര്യമല്ലാത്ത തസ്തികകള്‍ കുറവു വരുത്തി ക്രമീകരിക്കുന്നതിനും ഇത് സഹായിക്കും. ജീവനക്കാരുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുക എന്നുള്ളത് സര്‍ക്കാരിന്റെ നയമല്ല.
കാര്യക്ഷമത
ജീവനക്കാരുടെ കാര്യക്ഷമത പ്രധാനപ്പെട്ട വിഷയമാണ്. സര്‍ക്കാര്‍ വകുപ്പുകളില്‍ കാര്യക്ഷമത നിശ്ചയിക്കുന്നത് അത്ര എളുപ്പമല്ല. ഉല്‍പ്പാദനമേഖലകളില്‍ ഉല്‍പ്പാദനത്തില്‍ പങ്കാളികളാകുന്നവരുടെ ആളോഹരിയാണ് കാര്യക്ഷമതയായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നത്. എന്നാല്‍, സര്‍ക്കാര്‍ വകുപ്പുകളില്‍ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ എത്ര ഫയലുകള്‍ തീര്‍പ്പാക്കി എന്നതു മാത്രം കാര്യക്ഷമതയുടെ മാനദണ്ഡമാവില്ല. ഉദാഹരണത്തിന്, സങ്കീര്‍ണ്ണമായ വിഷയങ്ങള്‍ അടങ്ങുന്ന ഫയലുകള്‍ യാന്ത്രികമായ ചോദ്യങ്ങളോ സംശയങ്ങളോ ഉന്നയിച്ച് കീഴ്ത്തട്ടിലേക്കോ മുകള്‍ത്തട്ടിലേക്കോ അയയ്ക്കുന്നത് അനഭിലഷണീയമായ പ്രവണതയാണ്. ഉദ്യോഗസ്ഥ ശ്രേണിയിലുള്ള ഒരാള്‍ ഇങ്ങനെ ചെയ്താല്‍ ഫയലില്‍ തീരൂമാനമെടുക്കുന്നതിനെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കും.
ഫയലുകളെ പല ഇനങ്ങളായി തരംതിരിച്ച് ഒരു പട്ടിക ഉണ്ടാക്കുന്നത് കാര്യക്ഷമമായ ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കലിന് സഹായകരമാവും. ഇത് ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും സ്വഭാവവും പ്രവര്‍ത്തനരീതിയുമനുസരിച്ച് അതത് വകുപ്പുകളില്‍ ചെയ്യേണ്ടതാണ്. കാലപ്പഴക്കം, ഉള്‍പ്പെട്ടിട്ടുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ സങ്കീര്‍ണ്ണത എന്നിവ ഈ തരംതിരിക്കലിന്റെ പ്രധാന ഘടകങ്ങളാകേണ്ടതാണ്. ഇതിനു പുറമെ, ഫയലുകളെ താഴെ പറയുന്ന രീതിയിലും തരംതിരിക്കാവുന്നതാണ്.
- സര്‍ക്കാര്‍/ വകുപ്പുതല തീരുമാനങ്ങള്‍/ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ പുറപ്പെടുവിക്കേണ്ട ഫയലുകള്‍.
- പദ്ധതികള്‍ (സാമൂഹ്യക്ഷേമം, പശ്ചാത്തല സൗകര്യ വികസനം എന്നിങ്ങനെ) മുന്നോട്ടുകൊണ്ടുപോകലിന്റെയും പുരോഗതി വിലയിരുത്തലിന്റെയും ഫയലുകള്‍.
- ക്ഷേമ ആനുകൂല്യങ്ങളുടെ വിതരണം സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള്‍.
- ഭൂമി സംബന്ധമായും റവന്യൂ വകുപ്പുമായും ബന്ധപ്പെട്ടവ (നിലവിലെ സാഹചര്യത്തില്‍ ഭൂമി തരംമാറ്റല്‍ സംബന്ധിച്ച് വളരെയധികം അപേക്ഷകള്‍ നിലനില്‍ക്കുന്നുണ്ട്.)
- വിവിധ ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായുള്ള സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ അപേക്ഷകള്‍.
- കൃഷിക്കാര്‍, ചെറുകിട വ്യവസായ സംരംഭകര്‍ എന്നിവര്‍ക്ക് ആനുകൂല്യങ്ങള്‍ ലഭിക്കുന്നതിനും ആനുകൂല്യങ്ങള്‍ ലഭിക്കാനായി രേഖകള്‍ നല്‍കുന്നതിനുള്ള അപേക്ഷകള്‍ സംബന്ധിച്ച ഫയലുകള്‍.
- സ്ത്രീകള്‍, കുട്ടികള്‍, പട്ടികജാതി-പട്ടികവര്‍ഗ വിഭാഗങ്ങള്‍ എന്നിവരുടെ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ അടങ്ങുന്ന ഫയലുകള്‍.
- പൊതുജനങ്ങളുടെ സങ്കടഹര്‍ജികള്‍.
- ജീവനക്കാരുടെയും പെന്‍ഷന്‍കാരുടെയും ആനുകൂല്യങ്ങള്‍ സംബന്ധിച്ചവ.
ഇത്തരത്തുള്ള ഒരു തരംതിരിവ് നടത്തി മുന്‍ഗണന നിശ്ചയിക്കുന്നത് ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ യജ്ഞത്തെ ഫലപ്രദമാക്കാന്‍ വളരെ സഹായിക്കും. സര്‍ക്കാര്‍ ഇന്ന് വിവിധതരം സേവനങ്ങള്‍ ജനങ്ങള്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്ന ഒരു സംവിധാനമാണ്. സേവനങ്ങള്‍ക്കായി ജനങ്ങള്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ തേടി ഓഫീസുകളില്‍ എത്തുന്നതിനു പകരം സേവനങ്ങള്‍ ജനങ്ങളിലേക്ക് എത്തിക്കണമെന്ന സുവ്യക്തമായ നയമാണ് സര്‍ക്കാരിനുള്ളത്. ഇവിടെ പ്രത്യേകം ഓര്‍മ്മിക്കേണ്ട കാര്യം സര്‍ക്കാര്‍ ലഭ്യമാക്കുന്ന സേവനങ്ങളും ആനുകൂല്യങ്ങളും പൊതുജനങ്ങളുടെ അവകാശമാണ്. സര്‍ക്കാരോ ജീവനക്കാരോ നല്‍കുന്ന ഔദാര്യമല്ല. അതിന്റെ ഭാഗമായാണ് ഇപ്പോഴത്തെ സര്‍ക്കാര്‍ അധികാരത്തില്‍ വന്നശേഷം സേവനലഭ്യതയ്ക്കായി മുമ്പ് നിഷ്‌കര്‍ഷിച്ചിരുന്ന വിവിധ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ ഒഴിവാക്കുകയും സ്വയം സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തല്‍ ഏര്‍പ്പെടുത്തുകയും ചെയ്തു. ഇത് സമ്പൂര്‍ണ്ണമായി നടപ്പായില്ലെങ്കില്‍ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്രട്ടറിമാര്‍ അത് വേഗത്തിലാക്കാന്‍ നടപടി കൈക്കൊള്ളണം.
നടപടിക്രമങ്ങളുടെ ലഘൂകരണത്തിന്റെ കാര്യത്തില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ തീരുമാനമുണ്ടായാല്‍ പോലും നടപ്പിലാക്കുന്നതില്‍ കാലതാമസമുണ്ടാകുന്നത് വീഴ്ചയാണ്. ഇത്തരം കാര്യങ്ങളില്‍ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ പതിപ്പിച്ച് ആവശ്യമായ നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കേണ്ടതാണ്. ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിമാര്‍ ഇക്കാര്യം ഉറപ്പുവരുത്തി ചീഫ് സെക്രട്ടറിയെ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്.
സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങള്‍ വേഗത്തിലും കാര്യക്ഷമമായും സുതാര്യമായും ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് ലക്ഷ്യമിട്ടിട്ടുള്ള ഓണ്‍ലൈന്‍ സംവിധാനമാണ് ഇ-സേവനം/ എം-സേവനം. ഇവ കാര്യക്ഷമമായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുണ്ട്.
സിവില്‍ സര്‍വ്വീസിന്റെ കാര്യക്ഷമതയെപ്പറ്റി പറയുമ്പോള്‍ അഴിമതിരഹിത സര്‍വ്വീസ് എന്ന ലക്ഷ്യം പരമപ്രധാനമാണ്. കാലതാമസവും പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ മാറ്റിവയ്ക്കുന്നതും ഒരര്‍ത്ഥത്തില്‍ ചെയ്യുന്ന ജോലിയോടുള്ള നീതികേടും അഴിമതിയും തന്നെയാണ്. സര്‍ക്കാര്‍ സേവനങ്ങള്‍ക്ക് വില നിശ്ചയിക്കുന്ന ഏര്‍പ്പാടിനോട് ഒരു തരത്തിലും പൊരുത്തപ്പെടാനാവില്ല. പൊതുസേവനത്തിലെ അഴിമതി തുടച്ചുനീക്കാന്‍ സര്‍ക്കാര്‍ പ്രതിജ്ഞാബദ്ധമാണ്.
പൊതുസമൂഹത്തിന്റെയും സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനത്തിന്റെയും പ്രതിനിധികള്‍ എന്ന നിലയില്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് ഭാരിച്ച ഉത്തരവാദിത്വമാണ് സമൂഹത്തോടുള്ളത്. ഭരണഘടനാ പ്രകാരവും നിയമപ്രകാരവും നിങ്ങളുടെ ചുമതലകള്‍ കാര്യക്ഷമമായി നിര്‍വ്വഹിക്കാന്‍ കഴിയണം. ഈ ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ യജ്ഞം വിജയകരമാക്കുന്നതിന് നിങ്ങള്‍ ഓരോരുത്തരുടെയും വ്യക്തിപരമായ സഹകരണവും സംഘടന എന്ന നിലയിലുള്ള കൂട്ടായ സഹകരണവും അഭ്യര്‍ത്ഥിക്കുകയാണ്. സമയബന്ധിതമായും കാര്യക്ഷമമായും ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കുന്നത് നമ്മുടെ സേവനത്തിന്റെ അവിഭാജ്യഘടകമാണ്. ഇനിയും ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കല്‍ യജ്ഞങ്ങള്‍ ആവശ്യമായി വരരുത് എന്നുകൂടി പറയുകയാണ്.
